E-Arşiv Nedir?
İnternet ortamı ile ilgili gelişmeye devam eden teknoloji, pek çok kolaylıklar sunmaya devam eder. Geleneksel yöntemleri kullanmakta ısrarcı olmak yerine bazı işlemleri elektronik ortama taşımak her açıdan avantaj sağlayabilir. E-arşiv uygulaması da bu uygulamalardan biridir.
Ticari kazanç elde edilen her eylemin faturalandırılması gereklidir. E-arşiv, elektronik ortamda hazırlanan faturaları ifade eder. Kağıt faturalarla aynı işlevi gören bu faturalar, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yürürlüğe konmuştur. Bu sebeple de e-faturaların resmi geçerliliği bulunur. E-arşiv fatura, kağıt ortamında muhafaza, düzenleme ve ibraz gibi gerekliliklerin yerine, 433 Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği gereğinde şartlara uygun olarak faturaların elektronik ortamda düzenlenmesidir. Aynı zamanda faturaların ikinci nüshalarının ibraz ve muhafaza edilmesi imkanı sunan uygulamadır. Klasik faturada yer alan tüm bilgiler elektronik faturada da yer alır. Ancak satıcı ile alıcı arasındaki faturaların gönderimi elektronik olarak gerçekleştirilir.
E-Arşiv Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
E-Arşiv uygulaması zamandan tasarruf etmenin dışında size pek çok avantaj sağlar.
- Fatura basım ve gönderim gibi maliyetler azalır.
- Fatura oluşturma işlemi daha hızlı şekilde gerçekleşir.
- Klasik olarak yapılan fatura arşivleme maliyeti tamamen ortadan kalkar.
- E-arşiv uygulaması sayesinde daha detaylı ve kolay bir şekilde raporlama yapılır.
- Online olarak gerçekleşen fatura gönderimi hızlı bir şekilde alıcıya ulaşır. Gönderim ve onay işlemleri çok kısa bir sürede tamamlanır.
- Kesilen her fatura çok kısa bir süre içinde şirketin nakit akışına dahil olur.
- Online olarak fatura kesen firmaların ayrıca kağıt fatura kesmelerine gerek yoktur.
- Muhasebe süreçlerinin tümü hızlı bir şekilde ilerler.
- Muhasebe departmanında çalışanların iş yükü hafifler.
- Faturalarda hata oranı en aza indirilir.
- Firmalar arası fatura gönderimlerinde faturanın kaybolma riski ortadan kalkar. Elektronik ortamda gönderilmesi güvenlik açığı yaşanmasını da engeller.
- Geçmiş dönem faturalarını kağıt faturalarda bulmak zaman alırken, e-arşiv uygulamasında bulmak kolay ve hızlı bir şekilde gerçekleşir.
- En önemli avantajlarından biri de kağıt israfının önüne geçilerek doğayı korumak için katkı sağlanır.
Firmalara pek çok avantaj sağlayan eLogo'nun e arşiv ürününü inceleyebilirsiniz. E arşiv uygulaması sayesinde baskı, dağıtım, işgücünde tasarruf sağlayabilirsiniz.
