Kurumsal E-posta Nasıl Yazılır?
E-posta her gün ortaya çıkan yeni iletişim platformları yüzünden, bazı kesimler tarafından artık gereksiz veya eski moda olarak kabul edilse de, kim ne derse desin, e-posta özellikle iş dünyasında hala popülaritesini koruyor. Hatta profesyonel dünya interneti kucakladığından beri, e-posta iş iletişiminin temel taşıdır diyebiliriz.
Peki bir iş e-posta’sı nasıl olmalıdır? Aşağıda sizin için detaylı olarak açıkladık.
Bir İş E-posta’sı Nasıl Olmalıdır?
Tüm iş e-posta’ları doğrudan, açık ve okunması kolay olmalıdır. Bununla birlikte, bir iş e-posta’sının tonu gayri resmiden resmiye doğru değişebilir. Formalite şirketinize, hedeflenen kitleye, konuya ve diğer birkaç faktöre bağlı olabilir. Fakat formalite ne olursa olsun, Gönder'i tıkladığınızda e-posta’nın kontrolünü kaybettiğinizden, profesyonel kalmayı unutmamanızda fayda var.
Neden mi?
Çünkü e-postalar süresiz olarak kopyalanabilir ve başkalarına iletilebilir. Uygunsuz içerikler yazdıysanız veya profesyonel değilseniz, kötü kelime seçiminiz yüzünden iş hayatınızda bazı zorluklarla karşı karşıya kalabilirsiniz.
İş E-posta’sı Nasıl Yazılır?
İçeriği ne olursa olsun her e-posta, aynı temel öğelerle aynı yapıyı izler. Bir bütün olarak doğru ve etkili e-posta yazımı sağlamak için bu unsurları öğrenmeniz gerekir.
Aşağıda profesyonel e-posta yazmanın temel öğelerini bulabilirsiniz:
Giriş: Kısa ve saygılı bir giriş yapın ve biliyorsanız alıcıya adıyla hitap edin. Örneğin, “Merhaba Ali Bey” veya “Selamlar Ali Bey” vb.
Gövde: Ana noktanızla başlayın, böylece kimse ana noktayı aramak zorunda kalmasın ve yazınızı kısa ve hedef kitlenizin endişelerine odaklanmış halde tutun. Alıcıdan yanıt almanız gerekiyorsa, nasıl ve neden yanıt vereceklerini bilmeleri için harekete geçirici bir mesaj eklediğinizden emin olun. Ayrıca, bir dosya eklediyseniz, bu bölümde belirtmeyi unutmayın.
Bitirme: "Teşekkürler" veya "Saygılarımla" gibi ölçülü bir kapanış yapın. Ardından soruları olması durumunda size ulaşabilmeleri için adınızın ve iletişim bilgilerinizin olduğu bir e-posta imzası ekleyin.
E-posta Yazarken Nelere Dikkat Edilmeli?
İş iletişiminizi güçlendirmek için e-posta yazarken dikkat etmeniz gereken kurallar aşağıdaki şekildedir:
Güçlü konu satırları kullanın
Kurumsal e-posta yazarken konu satırınız en önemli unsurdur. Çünkü bu, alıcınızın göreceği ilk şeydir. Konu satırınız güvenli, alakalı ve yüksek öncelik bildirecek şekilde konumlanmamışsa, alıcıyı ikna olmayacağı için e-posta’nız asla açılmayabilir. Eğer açılmazsa, e-posta öğelerinin geri kalanına harcadığınız çaba boşa gider.
Bu yüzden konu satırınız, e-posta’nızın amacına veya içeriğine hizmet ederken, bir alıcının tıklaması için yeterince ilgi çekici olmalıdır.
E-posta konu satırı ile ilgili ipuçları
- Açık ve net olun. Hiçbir şey söylemeyen veya “işletmenizi bir haftada nasıl ikiye katlayacağınızı öğrenin” gibi gerçekçi olmayan vaatlerde bulunan genel veya tıklama tuzağı konu satırlarını kullanmaktan kaçının.
- Orijinal olun. İnternette bulduğunuz çok yaygın konu satırı şablonlarını kullanmaktan kaçının. Bunun yerine ilgili, kişisel ve özlü orijinal konu satırları oluşturun.
- Alaka düzeyi ekleyin. Bir tanıdık adı veya alıcının tanıyacağı bir şeyi ele alın.
E-posta konu satırınızı, satış e-postası, kişisel e-posta, haber bülteni vb. e-posta hedefinize göre uyarlayın. 3-4 uygun seçenek hazırlayarak zaman ayırın ve ardından hangisinin en uygun olacağını düşünün.
Araştırmaların, kişiselleştirilmiş konu satırlarının açılma olasılığının %26 daha fazla olduğu yönündeki istatistiklerini unutmayın.
İçeriğinizi kısa ve öz tutun
E-posta içeriği, insanların kolayca anlayabilmesi için yeterince açık ve basit olmalıdır. Bu yüzden cümlelerinizi kısa ve öz tutmaya özen gösterin. Ayrıca, e-posta gövdesinin, ilgili tüm bilgileri içermesi gerektiğini unutmayın.
Kibar olun
Gönderdiğiniz e-posta’lar profesyonelliğinizin, değerlerinizin ve ayrıntılara gösterilen özenin bir yansımasıdır, bu yüzden e-posta içeriğinizin belirli bir formalite düzeyine ihtiyacı vardır.
Bu nedenle argodan, resmi olmayan dilden, uygunsuz kısaltmalardan ve jargondan kaçınmaya özen gösterin.
Ardından duruma göre mesajı “Saygılarımla” gibi sözcüklerle kapatın. Ayrıca bu iletişim türünde yüz yüze iletişim olmadığı için yanlış kelime seçiminin farklı algılanabileceğini unutmayın. Bu yüzden noktalama işaretlerini mutlaka dikkat edin.
Gerekli kontrolleri sağlayın
Gönder'e tıklamadan önce her zaman e-posta içeriğinizi gözden geçirmek için zaman ayırın. Yazım ve dil bilgisi kurallarını gözden geçirin ve sunduğunuz bilgilerin doğruluğunu onaylayın. E-posta’yı yüksek sesle okursanız, ek hatalar bulabilir veya kelimelerinizin profesyonel olarak tonlamadığını fark edebilirsiniz.
Ayrıca bahsettiğiniz eklerin gerçekten eklendiğinden emin olun ve dahil edilen tüm web bağlantılarının doğru olduğunu onaylayın. Bozuk bağlantılar, eksik ekler ve yanlış bilgiler yalnızca işleri yavaşlatır ve sizi düzeltme e-postaları göndermeye zorlar.
E-posta Göndermeden Önce Kendinize Sormanız Gereken Sorular
Profesyonel bir e-posta göndermeden önce, kendinize aşağıdaki soruları sormanız gerekir:
- Mesajım e-posta için uygun mu?
- Bu e-postayı göndermemin amacı nedir?
- İçeriğin formalitesi ve üslubu alıcıların beklentilerine uyuyor mu?
- Doğru dilbilgisi ve noktalama işaretlerini kullandım mı?
- E-posta içeriğinin okunması kolay mı?
- Metindeki tarihleri vurguladım mı?
- Hedef kitlemin mesajı kolayca anlaması için yeterli bağlam sağladım mı?
E-posta Örnekleri
E-posta’nızı yazarken, özellikle talep biçiminize dikkat edin, profesyonellikten ödün vermeyin ve kendinizi alıcının yerine koymaya çalışın. Ayrıca yazım ve dil bilgisi hatası olmadığından emin olmak için metninizi birkaç kez okuyun ve isteğinizin mantıklı ve okunması kolay olup olmadığını en az iki kez kontrol edin.
Yukarıdaki talimatların hepsini yapıyor olsanız bile, bir e-posta’nın tüm öğelerinin farklı e-posta türlerinde nasıl birlikte çalıştığını daha iyi anlamak için bazı şablonlara bakmanızda fayda var.
Bu yüzden aşağıda incelemeniz için size birkaç e-posta örneği hazırladık.
Teşekkür E-posta’sı
Yapılan iş veya verilen hizmet için teşekkür e-postası
Merhaba [İsim Bey/Hanım],
[Yaptıkları eylem] için çok teşekkür ederim. Sizinle çalışmak büyük bir zevkti. Umarım, farklı projelerde de birlikte çalışma fırsatı yakalayabiliriz.
Çalıştığımız proje dışında farklı bir proje için de katkı sağlayabileceğimi düşündüğünüz bir konu olursa, lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin.
Saygılarımla,
[İsim, iş unvanı, iletişim bilgileri]
Rica E-posta’sı
Merhaba [İsim Bey/Hanım],
Pazartesi günkü toplantımıza istinaden yazıyorum.
Bu hafta sonuna kadar revize edilmiş gündemi bana gönderebilir misiniz?
Zaman ayırdığınız ve yardım ettiğiniz için şimdiden teşekkür ederim.
Saygılarımla,
İsim Soyisim
Satış Müdürü
ABC şirketi
Bir e-posta göndermenin sayısız nedeni vardır. Yukarıda her bir senaryoyu ele almamış olsak da, en azından iyi bir e-posta’nın nasıl yazılacağı hakkında daha iyi bir fikriniz olmasına yardımcı olduğumuzu düşünüyoruz.
